Spring naar de inhoud

Europese Conferentie in Brugge

Op een conferentie komt alles wat JCI te bieden heeft, samen in een paar dagen. Normaal bezoeken we als lokale kamer deze events, maar soms komt er eentje voorbij waarbij we zelf actief aan de kar trekken. Het EC in Brugge was er zo eentje, dus ik neem jullie graag mee doorheen het verhaal. 

Welkom in de wondere wereld van het organiseren van een internationaal event voor 1400 personen!

Voorbereiding

In 2019 reeds, speelden de lokale afdeling JCI Brugge en JCI Houtland met het idee om een internationale conferentie te organiseren. Na intern overleg werd duidelijk dat een Europese Conferentie in Brugge, in 2022, tot de mogelijkheden behoorde. 

Een thema werd gekozen (Food For Generations) en de voorbereiding begon. 

Lees meer over het thema en het verhaal achter de conferentie in deze PDF!

De Conferentie

Wanneer Jaycees iets vastpakken, doen ze dat van begin tot einde! De  eindverantwoordelijkheid van logistiek, catering, marketing, operations, people management, financiën, veiligheid, … lag allemaal bij Jaycees. En net dit is waarom we het doen! Als je op je werk of thuis grove fouten maakt, dan kost het mogelijk veel geld of je job! Dus waarom zou je dit soort experimenten niet doen in een vereniging die je deze kansen aanbiedt? 

Gezien dit geen klein project is, werkten er ook enkele leden van Lier mee aan dit project. Enkele getuigenissen: 

Toon Vervoort

JCI Lier

Verantwoordelijke website, verkoop tickets & registraties voor individuele activiteiten.

Toen ik in de zomer van 2020 het projectteam vervoegde, zag ik mijn rol eerder beperkt. Ik speelde immers met het idee om in 2021-2022 voorzitter van JCI Lier te worden, wat ik uiteindelijk ook ben geworden. Echter, het werd snel duidelijk dat in een internationaal team meedraaien veel opportuniteiten met zich meebracht. Ik ben uiteindelijk ver buiten mijn comfort zone gegaan en heb een IT platform opgezet dat de deelnemers volledig begeleidde van de aankoop van hun toegangsticket tot aan het vullen van hun agenda voor de conferentie zelf.

Ik heb samengewerkt in dit project met mensen wereldwijd, en dat bedoel ik letterlijk. Meetings tussen Belgen, Amerikanen, Paraguayanen, Finnen,.. 

Het is werken geweest, en veel. En lang. Maar het fijne aan werken tussen Jaycees is dat iedereen énorm gemotiveerd is om het einddoel te halen en er een succes van te maken! Ik heb hiermee weer een aantal zeer interessante mensen leren kennen, heb veel bijgeleerd en het resultaat mocht er zijn: op het gala was het dan ook genieten voor ons team!

Mijn key takeaways: 

  • Mijn netwerk is enorm uitgebreid dankzij dit project, in België en daarbuiten.
  • Ik heb veel bijgeleerd over samenwerken in een team, onder tijdsdruk, met verschillende persoonlijkheden, tegenslagen te verwerken, en meer.
  • Mijn IT kennis is erop vooruit gegaan door de eindverantwoordelijkheid te dragen van het ganse platform.
  • Moraal in een team is zeer belangrijk! Regelmatig aten we samen een hapje en tussendoor werd er steevast geplaagd en gezwanst.
  • Alles komt altijd wel een keertje goed.

Ik zou zeggen, op naar de volgende!

Kenneth De Decker

JCI Lier

Verantwoordelijke communicatie, sociale media en marketing

"Het verhaal van JCI EC Bruges heb ik gevolgd van bij de start . Digitaal juichen wanneer 'the bid' werd binnengehaald tijdens JCI EC 2020 en de online 'Belgian Party' met een DJ-set van 2Brains 😉 tot de eerste communicatie vanuit het team: alles hebben we kunnen volgen.

Als voorzitter van JCI Vlaanderen, zit je ook automatisch in de raad van bestuur JCI Belgium. Daar was Jonas (Maes), COC-director, als afgevaardigde van het EC telkens aanwezig. De inside info over de werking was ook al even tot bij mij gekomen.

Zomer 2021: het einde van mijn Vlaams jaar als voorzitter was een feit en Jonas belde me op...en de rest is geschiedenis."

De reden(en), waarom ik aan boord ben gestapt?

1. Een JCI Europese Conferentie in eigen land bijwonen, die je mee organiseert, terwijl je er ook zelf kan zijn? = No brainer.
2. De ervaring binnen JCI en professioneel, op vlak van marketing/communicatie/sociale media, meenemen in het team, was een meerwaarde die ik graag wou delen
3. Groeiproces/zelfontwikkeling: desondanks heel wat jaren op de teller, kwam ik in een nieuw team terecht waar ik ook velen nog niet (persoonlijk) had ontmoet. Dat is de essentie van JCI en die uitdaging moet je niet uit de weg gaan.
4. Team Communicatie was de weg een beetje kwijt én waar ik zelf van hou, is met kleine stappen grote impact creëren.
5. Een grote groep, in een trein naar het gemeenschappelijke doel, geeft altijd uitdagingen én conflicten met zich mee. Achter de schermen werd ik ook aangesproken door verschillende mensen, die ik dan kon helpen met enkele woorden/feedback of hands on hulp. Conflictbemiddeling en motivatiecoach waren soms rollen die ik mocht opnemen ;-).

De laatste weken waren heel intens en heftig: want als je met verschillende mensen op verschillende momenten én elk met eigen prioriteiten samenwerkt (waar wij het eindstation waren, op vele vlakken, naar de buitenwereld toe), dan moet je heel vaak in bochten wringen om het doel te bereiken.

In combinatie met mijn professionele uitdagingen en verplichtingen, samen met de bestaande JCI-verantwoordelijkheden die ik nog had én een actief gezinsleven, was dit een waanzinnige beleving.

Laat je nooit wijsmaken door anderen (OF zelfs jezelf) dat je niets kan bijleren als je al even bij JCI bent: dit project heeft me heel wat extra wijsheid bijgebracht over commissiewerking, individu, motivatie en hoe buigbaar tijd is ;-).

Ook zijn er, vanuit het EC, nu heel wat JCI-leden die enorme ervaring kunnen gaan delen met de lokale afdeling, wat het ultieme doel is.

ALS we ooit een Europese Conferentie of zelfs een Wereld Congres (is van 2011 geleden) naar België terug halen: twijfel dan niet om mee op deze trein te springen, de ervaring krijg je er gratis bij."

Het EC zelf

De conferentie werd uiteindelijk een groot succes! We mochten 1400 deelnemers ontvangen vanuit gans Europa, en een paar van daarbuiten. Dankzij het ongelooflijke werk van de Jaycees en de steun van de partners van het EC konden we een prachtig programma aanbieden dat mooi het midden hield tussen netwerken, fun, dingen bijleren.

Achter de schermen was het vaak stress, last-minute, en er zijn veel brandjes geblust, maar de bezoeker heeft daar weinig tot niets van gemerkt. We kunnen daarom écht wel van een gigantisch succes spreken!

We mochten meer dan 25 aanwezigen van JCI Lier optekenen, waarbij jong en oud vertegenwoordigd was! Hierbij zaten mensen in het kernteam van het EC, velen hebben ter plaatse nog een handje geholpen, enkele oud gedienden kwamen hun steun betuigen, en we leverden zelfs een keynote speaker aan! We sloten de feestjes af en zaten als eerste weer aan het ontbijt. 

Verwacht binnenkort nog een leuke foto reportage, de foto’s van de organisatie zijn nog niet beschikbaar.

JCI Lier in Brugge!

Wil jij ook JCI leren kennen?

Contacteer ons via de contactpagina, en kom eens piepen!

Je kan nog heel lang op deze website zitten neuzen, maar met face to face contact weet je veel sneller of het iets voor jou is!

Tot snel?